Einführung eines tool-gestützten Projektportfoliomanagements

„Für uns ist das neue Projektportfoliomanagement ein echter Meilenstein. Wir haben nun einen klaren Überblick über unser Portfolio, wo wir bei Projekten stehen, wo es Risiken gibt – und was strategisch wirklich zählt. Das Projekt stärkt unsere Fähigkeit, die Energiewende verlässlich und vorausschauend im Netz umzusetzen. Die Implementierung hat nicht nur unsere Effizienz gesteigert, sondern auch die Kommunikation zwischen den Beteiligten wesentlich vereinfacht.“

„Wir konnten gemeinsam mit dem Kunden einen auf die Organisationsbedürfnisse zugeschnittenen Projektportfoliomanagementprozess aufbauen, der gut lebbar und zukunftsfähig ist – unterstützt durch intuitive Tools und eine starke Beteiligung aller relevanten Rollen.“

„Unsere iterativ, gemeinsam entwickelten PowerApps-Lösungen passen genau zu den Digitalisierungs- und Automatisierungsbestrebungen beim Kunden und stießen auf entsprechendes Interesse bei den Anwender:innen. Die Kombination aus klaren Zielsetzungen, prozessualer Verankerung und bedürfnisgerechter technischer Umsetzung immer gemeinsam mit den Stakeholdern machen hier aus meiner Sicht den Projekterfolg aus.“

Tool-gestütztes Projektportfoliomanagement – mehr Transparenz, bessere Steuerung

Projektportfoliomanagement bei der Syna GmbH

Auftrag

Ziel des Projekts war der Aufbau eines verbesserten, tool-gestützten Projektportfoliomanagements für einen regionalen Verteilnetzbetreiber. Dabei sollten sowohl fachliche als auch budgetbezogene Perspektiven sinnvoll miteinander verknüpft werden. Im Mittelpunkt stand die Etablierung eines pragmatischen, klar strukturierten Portfoliomanagementprozesses, der den Verantwortlichen eine effektive Steuerung und strategische Ausrichtung ihrer Projektlandschaft ermöglicht.

Konkrete Umsetzung

Zum Projektstart wurden zentrale Schmerzpunkte in der bisherigen Portfoliosteuerung gemeinsam mit dem Kunden identifiziert. Auf dieser Grundlage wurde ein einheitliches Verständnis für Projektportfoliomanagement geschaffen – das von allen Involvierten mitgetragen wird.

In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelten wir einen maßgeschneiderten Projektportfoliomanagementprozess mit klar definierten Aufgaben und Rollenverantwortlichkeiten. Parallel dazu wurden PowerApps-Anwendungen und Power BI-Dashboards realisiert, die sowohl die Priorisierung von Projekten als auch das kontinuierliche Monitoring des gesamten Portfolios unterstützen.

Ein besonderer Fokus lag auf der Befähigung der Beteiligten: In zielgruppenspezifischen Schulungen wurden sowohl Nutzende der neuen Tools als auch Schlüsselrollen in der Informationsbereitstellung und Steuerung umfassend vorbereitet.

Fazit / Mehrwert

Mit der Einführung des neuen Projektportfoliomanagements ist es gelungen, Transparenz und Effizienz deutlich zu steigern. Projektleitungen erhalten erstmals systematischen Einblick in laufende Vorhaben außerhalb ihres eigenen Verantwortungsbereichs.

Die Erstellung und Übergabe von Reportings an die Geschäftsführung konnte stark vereinfacht werden – inklusive der Möglichkeit zum „Reporting auf Knopfdruck“.

Zudem ermöglicht das System die gezielte Erfassung und Steuerung von Projektrisiken und Abhängigkeiten. Auch unklare Projektziele und Überschneidungen werden durch die Priorisierungslogik frühzeitig sichtbar – und können rechtzeitig korrigiert werden.

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