Business– und IT-Transformation des B2B-Segments 

Programmmanagement der RfP– und Implementierungsphase zur Transformation des B2B-Segments eines führenden britischen Energieversorgungsunternehmens 

Im Rahmen der Neuausrichtung der E2E-Prozesse für Vertrieb, Abrechnung und Marktkommunikation eines führenden britischen Energieversorgungsunternehmens im B2B-Segment wurde die gesamte Prozess- und Systemlandschaft grundlegend überarbeitet. Die agile Transformation führte zu signifikanten Kosteneinsparungen, stabilen End-to-End-Prozessen und einer Stärkung der Wettbewerbsposition.

Auftrag

Im Zuge der Neuausrichtung der E2E-Prozesse für Vertrieb, Abrechnung und Marktkommunikation eines führenden britischen Energieversorgungsunternehmens im B2B-Segment (mit Fokus auf kleine bis mittlere Unternehmen, KMU) war es erforderlich, die gesamte Prozess- und Systemlandschaft grundlegend zu überarbeiten. consistency wurde beauftragt, um das Programm zur Prozess- und IT-Transformation zu leiten. 

Das Hauptziel bestand darin, die Kosten für den Kundenservice zu reduzieren und einfachere, standardisierte und hochautomatisierte End-to-End-Prozesse zu ermöglichen. Um Kostenüberschreitungen und Zeitverzögerungen zu minimieren, entschied sich das Programm durch die eingebrachte Expertise von consistency agile Arbeitsweisen sowohl im Ausschreibungsprozess, sowie auch in der Umsetzungs-Phase anstelle traditioneller Projektmethoden anzuwenden. 

Das Programm versprach sich einerseits eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen dem internen Personal und dem Integrationspartner (inkl. Offshore-Teams), sowie andererseits eine Risikominimierung bedingt durch die inkrementelle und iterative Vorgehensweise. Der Energieversorgungsunternehmen schlug trotz geringer Vorerfahrung in der Durchführung agiler Projekte gemeinsam mit consistency als vertrauensvoller Partner diesen Weg ein. 

Umsetzung

Die Projekt-Unterstützung bestand im Programmmanagement der Ausschreibungs- und Implementierungsphase und strategischen Begleitung der Business- und IT-Transformation des B2B-Segments. consistency übernahm zunächst die Design- und Projektleitungsaufgaben im RfP-Prozess (Request for Proposal). Hierbei lag der Fokus auf der Steuerung der Vendor-Auswahl, der Vorbereitung der entsprechenden Vertragsdokumente und der Etablierung agiler Arbeitsweisen im Ausschreibungs-Team. In diesem Kontext entwickelten wir eine „Agile Balanced Scorecard“, um für beide Seiten eine faire Incentivierung und Pönalisierung während der Projektumsetzung zu vereinbaren. consistency unterstützte zudem mit energiewirtschaftlichen Prozess- und System-Knowhow die Anbieter-Auswahl und begleitete die Phase in der Rolle Agile Coach und PMO. 

Im Rahmen der Implementierungs-Phase begleitete consistency in der Rolle des Programm-Managements die Business- & IT-Transformation des B2B-Segments. Hierunter fielen das Programm-Setup, Vorbereitung und Durchführung des gemeinsamen Kick-offs, sowie die kontinuierliche Begleitung des Programms als Chief Agile Coache, Scrum Master und PMO-Unterstützung mit insgesamt 3 Berater:innen über eine Laufzeit von 1,5 Jahren. Der Programm-Aufbau wurde in Form eines skalierten agilen Rahmenwerks für insgesamt 9 cross-funktionale Teams aus kundeninternen und externen on- und off-shore Personal aufgebaut. In der verantwortlichen Rolle als Chief Agile Coach wurde sichergestellt, dass die Verzahnung von der agilen Vorgehensweise im Projekt mit den klassischen Strukturen außerhalb des Projekts harmonierte. Zudem lag der Fokus auf das umfassende Coaching der Product Owner in regelmäßigen Board-Meetings, um eine effektive Zusammenarbeit sicherzustellen. consistency zeichnete sich zudem verantwortlich für die Steuerung und das Coaching der 9 agilen Teams, entwickelten, überwachten die „Agile Balanced Scorecard zur Steuerung und Incentivierung der externen Partner und leitete die PMO-Aktivitäten für das Programm in enger Abstimmung mit dem Senior Management. Zudem übernahm consistency die Koordination der Test-Aktivitäten und die Migrationsplanung, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.  

Fazit

Die Unterstützung durch consistency führte auf Kundenseite zu signifikanten Kosteneinsparungen im Rahmen eines erfolgreichen Transformationsprogramms, sowie zu stabilen und effizienten End-to-End-Prozessen und somit einer Stärkung der Wettbewerbsposition im Markt. Die schnelle Umsetzung der vereinbarten Ziele und die erfolgreiche Integration des externen Vendors verdeutlichen, wie agiles Denken und konsequentes Handeln zu nachhaltigem Erfolg führen können.  

Die Projekterfolge umfassten die Ablösung der bestehenden Prozess- und IT-Landschaft des B2B-Segments und die iterative Transition der Kunden in eine gemeinsame Landschaft für Privat- und Geschäftskunden. Zudem wurden vage formulierten gesetzlichen Vorgaben effizient umgesetzt, unterstützt durch den Einsatz der Scrum-Methodik in den cross-funktionalen Teams. Die „Agile Balanced Scorecard“ förderte die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister und trug so wesentlich zum positiven Gesamtergebnis bei. 

Die konsequente Anwendung agiler Arbeitsweisen im Programm von der Ausschreibung bis zum GoLive – erzeugte eine offene und erfolgsorientierte Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister und führte schlussendlich zu einem erfolgreichen Projekt auf beiden Seiten.“

SEBASTIAN LEMKE

9

agile Teams (on- und off-shore)

12

Sprints á 3 Wochen

130.000

B2B-Kunden migriert

90

Menschen im Projekt

1,5

Jahre Projektlaufzeit

3

Berater